Vybaviť kanceláriu je náročné – zvoliť správny stôl, ešte správnejšiu stoličku, kvalitní počítač, nezabudnúť na všetky potrebné kancelárske potreby, pravidelne doplňovať kancelársky papier a do toho všetkého zvoliť správne obálky a tlačivo. Tak sa na tie obálky a tlačivá pozrieme z blízka.
Obálky – večné stálice
Obálky majú samozrejme svoju základnú funkciu, ktorou je uchrániť ich obsah pred poškodením ale aj pred vyzradením. Vedia mať ale ešte jednu veľmi dôležitú schopnosť. A to schopnosť reprezentácie. Veľmi ľahko môžete na svojho klienta alebo obchodného partnera urobiť dojem vďaka peknej či luxusnej obálke.
Najskôr by sme si mali o obálkach niečo povedať. Správne by sa pojmom obálka mala označovať taká obálka, ktorý sa otvára na dlhšej strane. Obálka, ktorá sa otvára na kratšej strane sa označuje ako obchodná taška.
Niečo si povieme tiež o značení obálok. Označenie DL má obálka do ktorej sa vojde papier A5 pozdĺžne preložený. Do obálky C6 dáte A5 raz priečne zloženú, C5 je označenie pre obálku do ktorej sa vojde A5 nerozložená a nerozložená A4 sa vojde do obálky C4.
Ďalej si môžete kúpiť obálku bez okienka, alebo s okienkom, na ľavej, či pravej strane.
Ako vybrať obálku?
Pokiaľ vyberáte obálku, mali by ste si odpovedať na dve základné otázky: Čo posielate? Komu to posielate?
Na základe odpovedí vyberiete správny typ, veľkosť, gramáž, materiál a vzhľad obálky. Pre bežnú komunikáciu na jednom, max. pár papieroch postačí štandardná obálka. Ak chcete mať obsah obálky chránený, poobzerajte sa po bublinkovej obálke. Na cenné dokumenty existuje obálka s príhodným názvom obálka na cenné dokumenty.
Ak nechcete dokument formátu A4 prekladať, je tou správnou voľbou obchodná taška. Do nej sa tiež zmestí väčší počet dokumentov. Ak chcete odolnejšie obálky, napr. na doručenie knihy alebo prezentácie, hľadajte zásielkové obálky.
Tisíc a jedno tlačivo
Pokiaľ ide o tlačivá, je výber naozaj obrovský. Tlačivá sa používajú pre evidenciu a účtovníctvo vo firme. Buď pre jej účely alebo pre zákonné povinnosti. Tlačivá majú svoj špecifický názov.
Ide napr. o:
Doklad príjmový pokladničný
Dodací list
Dovolenka
Medzinárodný nákladný list atď.
Medzi tlačivá sa dajú priradiť aj kotúčiky do tachografov. Tachograf je záznamové zariadenie, ktoré zaznamenáva rýchlosť vozidla v závislosti na čase. Záznam potom slúži ako kontrola doby riadenia vozidla.
Aj keď obálky aj tlačivá postupne vytlačuje elektronická komunikácia, bude trvať určite ešte dlho, než stratia svoj význam. Správny výber obálky vám zaručí, že sa dokument dostane do rúk adresáta v tom najlepšom stave.
